Te ha pasado que tienes que explicar información compleja en poco tiempo? Te ha pasado que te has preparado para realizar una presentación de 20 minutos y al llegar te dicen que tienes que hacerlo en menos tiempo? Uno de los principales retos que enfrentamos en las organizaciones es la falta de tiempo. Pocas veces logramos el espacio de tiempo que solicitamos o pocas veces tenemos a cierta audiencia presente y queremos abarcar más temas de los que el tiempo permite.
De seguro has observado a diversos líderes y profesionales manejar el reto del tiempo, algunos con más éxito (o más gracia) que otros.
Comencemos por mencionar lo que NO debes hacer:
- No comiences diciendo que te habías preparado para más tiempo y que tendrás que cortar contenido. Este mensaje desvía la atención de la audiencia hacia lo que no vas a compartir y crea la percepción de que necesitan más información, independientemente de lo que presentes.
- No muestres “slides” sobre los que no vayas a hablar ni los enseñes solamente para decir que no tendrás tiempo de cubrirlos. Esto crea distracción en la audiencia, ya que no saben si deben mirar la presentación o no y, nuevamente, sienten que les falta información.
- No aceleres la velocidad con la que hablas. En ocasiones los presentadores tratan de cubrir todo el contenido en un tiempo reducido y lo que provocan es confusión en la audiencia. La gente no puede seguir claramente tu mensaje si hablas muy rápido. Pierdes efectividad si decides hacerlo.
Hablemos de lo que SI debes hacer:
- Identifica el mensaje clave de tu presentación. Qué quieres que la audiencia conozca, haga y sienta cuando finalices?
- Resume y practica tu mensaje clave de manera que lo puedas articular con energía y claridad en los primeros minutos de la presentación. De esta manera, si te reducen el tiempo, ya estás preparado para compartir lo esencial al comienzo.
- Busca información sobre el foro en el que estarás presentando, si son puntuales? si hay espacio para preguntas dentro del tiempo asignado o posterior al mismo? Anticipa interrupciones y prepárate para llevar tu mensaje en menos tiempo del asignado.
- Controla tu lenguaje corporal y busca que la audiencia no note los cambios que realices en el momento de la presentación para que se enfoquen en tu mensaje y no haya distracciones.
- Cumple con el tiempo acordado. En caso de que la reducción de tiempo no te permita ser efectivo, solicita que tu tema se recalendarice a un espacio con mayor tiempo disponible.
Qué estrategias te pueden ayudar en esta preparación:
- Crea el hábito de resumir en dos oraciones lo más importante de los proyectos que estás realizando actualmente. En una publicación futura hablaremos de cómo hacer un “elevator pitch”.
- Busca ejemplos cotidianos que ilustren los aspectos más complejos de tus proyectos. Tener los ejemplos ya pensados te ayudará a no tener que improvisar durante la presentación y comunicar con mayor naturalidad.
- Estudia las características de tu audiencia para que determines si puedes utilizar términos técnicos o si tendrías que explicar los conceptos.
- Practica tu presentación en voz alta y con naturalidad para que midas el tiempo de antemano y puedas realizar los ajustes necesarios.
Al final, el aspecto que más tiempo consume es la improvisación! Si te has preparado para varios escenarios, vas a ser capaz de ajustarte a reducciones en el tiempo y comunicar los aspectos clave de manera efectiva.
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About the author: Wilda M. Torres, PhD in Industrial Organizational Psychology; President and Founder of Evvolution Consulting; Senior Consultant Organizational & Leadership Development.
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